Strona poświęcona organizacjom pozarządowym z terenu Borów Tucholskich

Forum NGO - Kęsowo 23 maja 2009r. oraz szkolenie - Tleń, 8-10 maja 2009 r.

W maju 2009 roku odbyło się w Kęsowie Forum Organizacji Pozarządowych. Poprzedzone ono było szkoleniem dla członków organizacji z terenu działania Lokalnej Grupy Działania „Bory Tucholskie” w Tleniu. Koordynatorem działania był Karol Gutsze ze Stowarzyszenia na rzecz Pamiętowa i Adamkowa.

Cele

Trzydniowe warsztaty dla dwóch równoległych grup ngo prowadzone przez zewnętrznych ekspertów z firmy Creative NLP z Warszawy na temat „Skuteczna praca zespołowa, budowanie partnerskich relacji pomiędzy grupami oraz narzędzia skutecznej komunikacji”, uznany został w pierwszym roku projektu za dziedzinę najbardziej przydatną organizacjom, które w ramach projektu mają wypracować mechanizmy służące prawidłowej wspśłpracy. Wybór tematu spowodowany był chęcią wzmocnienia potencjału sieci oraz poszczególnych organizacji.

Jednodniowe forum z udziałem zaproszonych prelegentów, prezentacją organizacji oraz częścią artystyczną i muzyczną stanowiło platformę do wymiany doświadczeń, prezentacji dorobku oraz nawiązania kontaktów.

Realizacja forum została powierzona grupie organizacji z terenu Gminy Kęsowo, by przybliżyć ideę tworzenia sieci współpracy małym organizacjom z terenów typowo wiejskich.

Uczestnicy

Informacja o warsztatach oraz o forum umieszczona była w prasie lokalnej, na stronach internetowych LGD, na stronach internetowych www.ngo.pl, przesłana została mailowo potencjalnym uczestnikom, przekazana osobiście podczas spotkań lokalnych w każdej gminie dotyczących konkursu grantowego oraz rozplakatowana na terenie Tucholi oraz innych gmin.

Pomimo tego liczba uczestników była mniejsza od przewidywanej. Dlatego w następnych latach promocja działania nastąpi także poprzez kontakt telefoniczny z jak największą liczbą organizacji.

Problem stanowiły także osoby, które zgłosiły się na warsztaty (zarezerwowały miejsce) i nie wzięły w nich udziału. W przyszłości przewidziane jest w związku z tym wprowadzenie mechanizmów zabezpieczających przed nieusprawiedliwioną nieobecnością. Najbardziej oczywistym jest pozbawienie organizacji możliwości uczestniczenia w innych działaniach projektowych (konkurs grantowy, wyjazdy studyjne) lub pobranie opłaty pokrywającej koszty zarezerwowanego noclegu i wyżywienia.

Rezultaty

Merytoryczna zawartość szkoleń oraz forum była na bardzo wysokim poziomie. Przedstawiciele organizacji biorący udział w tych wydarzeniach wypowiadali się o nich bardzo pozytywnie. Warsztaty w Tleniu pozwoliły na wzocnienie organizacji oraz na nawiązanie nieformalnych kontaktów z innymi organizacjami, podobnie jak forum w Kęsowie, które dodatkowo dało możliwość prezentacji osiągnięć organizacjom oraz grupom artystycznym.

Forum NGO, a w szczególności warsztaty, w pierwszym roku trwania projektu cieszyły się mniejszym zainteresowaniem niż zaplanowano. Związane to było między innymi z treścią warsztatów - typowo miękkie umiejętności, które na terenach typowo wiejskich często nie są uważane za istotne. Sytuacja ta jest analogiczna do nastawienia do tworzenia sieci i porozumień opisanego w projekcie: pewne potrzeby nie są uświadomione i dopiero należy je (w ramach projektu) rozbudzać. Ze względu na bardzo pozytywny odbiór szkolenia przez jego uczestników (po przełamaniu wstępnych obaw), możemy liczyć na duże zaineresowanie warsztatami w przyszłym roku.

W przypadku Forum w Kęsowie mniejsza niż spodziewana frekwencja spowodowana była kilkoma czynnikami: w tym samym czasie odbywało się wiele innych imprez, nie dopisała pogoda, co w przypadku imprezy realizowanej w dużym stopniu w plenerze ma zawsze bardzo negatywny wpływ na jej przebieg i na frekwencję, a także nie w pełni powiodło się „przyciągnięcie” uczestników do Kęsowa, do którego dostęp środkami komunikacji publicznej jest znacznie utrudniony i czasochłonny.

Wystąpiły drobne problemy techniczne (np. jednostki miar na fakturach odbiegające od założonych w projekcie, brak list noclegowych z podpisami uczestników, brak przewidzanych środków na delegacje i telefony organizatorów i inne), nie wpłynęły one jednak na pogorszenie pozytywnego wizerunku projektu przez uczestników.

Pomimo wymienionych problemów, rezultaty można uznać za zadawalające jak na pierwszy rok trwania trzyletniego projektu. Rezultaty liczbowe założone w projekcie z łatwością uda się zrealizować w następnych dwóch latach, w których realizacja będzie już znacznie łatwiejsza (dzięki bazowaniu na doświadczeniach i materiałach z pierwszego roku).

Przygotowania

Przygotowania rozłożyły się na dwa niezależne etapy: warsztaty oraz forum.

W ramach przygotowania warsztatów konieczne było znalezienie wykwalifikowanych wykładowców i ustalenie z nimi programu szkolenia. Po analizie ofert znalezionych w internecie wstępny wybór padł na firmę Creative NLP z Torunia. Firma ta charakteryzowała się wysokim stopniem profesjonalizmu, doskonałymi referencjami (m.in. warsztaty dla MPiPS oraz wielu dużych przedsiębiorstw) oraz szeroką ofertą w zakresie planowanego szkolenia.

Firma Creative NLP została poproszona o przedstawienie oferty. Pierwsza wersja oferty odpowiadała merytorycznie oczekiwaniom, przewyższała jednak budżet przewidziany w projekcie. W prowadzonych rozmowach udało się zredukować cenę oferty do ceny przewidzianej w budżecie. Na dzień dzisiejszy wiadomo jednak, że stawki zaproponowane w projekcie są minimalnymi stawkami rynkowymi i w przyszłych edycjach warsztatów konieczne będą negocjacje z wykonawcami.

Równoległym etapem przygotowań było zapewnienie bazy szkoleniowej, noclegowej oraz wyżywienia. W tym przypadku budżet okazał się zdecydowanie za niski. Oczekiwane usługi można było uzyskać w planowanej cenie jedynie dzięki dobrej woli kierownictwa Ośrodka Rehabilitacji i Wypoczynku „Perła” w Tleniu, które zaoferowało pakiet obejmujący wszystkie konieczne usługi. Doprowadzenie do porozumienia było procesem długotrwałym, wymagającym wielokrotnej wymiany maili oraz prowadzenia pertraktacji telefonicznych.

Ostatnim etapem przygotowań do warszatów było zapewnienie programu towarzyszącego, zarówno ciekawego jak i nie generującego kosztów (budżet projektu nie przewidywał takiej pozycji, a planowanie odpłatnych atrakcji, które byłyby niedostępne dla mniej zamożnych uczestników, nie było brane pod uwagę). Ponownie pomocne było kierownictwo „Perły”, oferując nieodpłatne wypożyczenie kijków do Nordic Walking oraz Marek Lejk z Tlenia, który zaoferował nam przewodnictwo w niesamowitej podróży przez labirynt znajdujący się na terenie ośrodka.

W przygotowania Forum NGO w Kęsowie włączyło się Stowarzyszenie na rzecz rozwoju Kęsowa, Koło Gospodyń Wiejskich w Kęsowie, Świetlica Wiejska w Kęsowie oraz Biblioteka Gminna.

Lokal Wiejskiego Domu Kultury wraz z zapleczem kuchennym oraz z terenem dookoła udostępniła bezpłatnie Gmina Kęsowo. Przygotowaniem sali zajęła się Renata Malinowska, kierowniczka WDK, wraz ze swoim zespołem. Poczęstunek przygotowały panie z KGW Kęsowo, dzięki czemu był on niezbyt kosztowny (mieszczący się w budżecie), typowy dla okolicy, a zarazem doskonały – zarówno smakowo jak i pod względem wyglądu. Nagłośnienie i konferansjerkę powierzono zewnętrznej firmie – w tym przypadku budżet okazał się z trudem wystarczający.

Niełatwym zadaniem okazało się pozyskanie prelegentów reprezentujących organizacje zajmujące się tworzeniem sieci współpracy, realizujące projekty wspólnie z innymi organizacjami. Włączenie w poszukiwania lokalnych liderów nie dało oczekiwanych rezultatów – wyszyscy prelegenci zostali pozyskani przez koordynatora. Wymagało to wielu maili i telefonów, kilku potencjalnych prelegentów odmówiło, ostatecznie jednak udało się pozyskać komplet prelegentów reprezentujących ciekawe organizacje, zarówno z regionu jak i działających na skalę ogólnopolską (Fundacja Batorego, Akcja „Masz głos, masz wybór”).

Aktywnie w przygotowania włączyła się miejscowa młodzież, która przejęła wiele zadań organizacyjnych.

Do części artystycznej forum pozyskano lokalną orkiestrę mandolinową Tremolando (której trzeba było zorganizować dowóz z kilku mniejszych miejscowości) oraz zespoły kabaretowe, taneczne i muzyczne z terenu trzech gmin – Kęsowo, Cekcyn i Gostycyn. Organizacją transportu zespołów i występów zajęły się Gminne Ośrodki Kultury oraz Biblioteka Gminna, co znacznie ułatwiło organizację. Problemem okazała się deszczowa i zimna pogoda, gdyż występy zaplanowane w plenerze zostały „przesunięte” do sali, w której odbywały się prelekcje, co spowodowało zamieszanie organizacyjne i przesunięcia czasowe (część występów miała odbyć się równolegle do prelekcji).

Ze względu na brak zainteresowania zrezgnowano ze stoisk prezentujących organizacje z naszego terenu. W następnym forum istnieje możliwość prezentacji projektów zrealizowanych w tym roku w ramach programu grantowego, będącego częścią tego samego projektu.

Dobrą praktyką, proponowaną przy organizacji następnego forum, jest wcześniejsze powołanie komitetu organizacyjnego i oddzielenie organizacji części merytorycznej od artystycznej. Spowoduje to większą koncentrację na powierzonym zadaniu i pozwoli uniknąć zamieszania spowodowanego „przeplataniem” się funkcji.

Realizacja

Warsztaty w Tleniu, 8-10.05.09r., pn. „Skuteczna praca zespołowa, budowanie partnerskich relacji pomiędzy grupami oraz narzędzia skutecznej komunikacji” prowadzone były przez Malwinę Użarowską oraz przez dodatkowego certyfikowanego trenera zatrudnionego przez jej firmę. Miały one formę wykładu oraz interaktywnego warsztatu (case study, gry symulacyjne, dyskusje), prowadzone były w dużej części w grupach, co wymagało udziału dwóch trenerów.

Głównym ich celem było podwyższenie skuteczności komunikacji w relacjach interpersonalnych w pracy zespołowej oraz międzyzespołowej. Szkolenie obejmowało dwa obszary: zasady pracy zespołowej i skutecznej komunikacji, tworząc z nich kompaktowy interaktywny program. Potraktowane całościowo przeprowadziło uczestników przez poszczególne etapy rozwijania osobistych kompetencji i relacji w grupie. Skupiało się na pięciu czynnikach pracy zespołowej:

1. Zaufanie,
2. Otwartość na konflikt,
3. Zaangażowanie,
4. Odpowiedzialność,
5. Dbałość o wynik.

Zgodnie z powyższymi punktami zrealizowane zostało pięć bloków tematycznych:

1. Narzędzia skutecznej komunikacji, Delegowanie zadań, Pozycje percepcyjne „ja, ty, obserwator”, Język korzyści – wartości i intencje. Celem bloku pierwszego było podwyższenie gotowości do zaufania członkom swoich zespołów, stawianie poprzeczki adekwatnie do możliwości i wsparcie w działaniach.
2. Kompromis versus consensus, Język korzyści – odpowiedź na intencje, Moderowanie konfliktów, Asertywność i granice angażowania się. Celem bloku drugiego było wypracowanie umiejętności wzbudzania i moderowania konstruktywnych konfliktów oraz panowanie nad energią grupy.
3. Język korzyści – Motywowanie, Angażowanie nowych i doświadczonych członków zespołu, Udzielanie informacji zwrotnej, Delegowanie zadań zgodnych z predyspozycjami.
Celem bloku trzeciego było wzmocnienie umiejętności skutecznego motywowania i rozpoznawania predyspozycji, talentów członków zespołu. Ważnym elementem była nauka udzielania motywujących informacji zwrotnych, zarówno przyjemnych jak i nieprzyjemnych.
4. Zagadnienia branżowe i wewnętrzne organizacji: postawa wobec partnerów – wdrażanie i utrzymywanie wzorców, Postawa wobec pozostałych członków zespołu, 3x „lubię” – siebie, klienta, organizację.
Celem bloku czwartego było podwyższenie umiejętności ustalania i utrzymywania jasnych reguł w zespole, angażowanie wszystkich w odpowiedzialność za efektywność grupy.
5. Zorientowanie na cel, Utrzymywanie atrakcyjności celu, Świętowanie sukcesu. W tej części szkolenia ważny był trening myślenia zorientowanego na cel, a także umiejętność samonagradzania i świętowania sukcesu. Ważne jest, by utrzymany został stały poziom poczucia bliskości celu i nieodwołalność nagrody.

Dodatkowo zajęcia realizowane były w formie zabawowej: WIECZÓR KABARETÓW w którym uczestnicy dzielili się na grupy i przygotowywali scenki kabaretowe obrazujące podstawowe błędy w komunikacji oraz NARADA WOJENNA w której przećwiczone zostały umiejętności negocjacji pomiędzy grupami, przy koncentracji na wspólnym celu. Celem „zabaw” była zwiększona integracja, poprawa komunikacji, zacieśnienie relacji, podwyższenie zdolności do wspólnego konstruowania celów i rozwiązań, zwiększenie orientacji na cel. Wieczorami i w przerwach był czas na integrację.

Na zakończenie warsztatów uczestnicy otrzymali certyfikaty.

Ostatnim elementem warsztatów było wspólne pamiątkowe zdjęcie uczestników.

Forum NGO w Kęsowie 23.05.2009r. rozpoczął krótkim wprowadzeniem koordynator, Karol Gutsze.

Pierwszą część forum stanowił koncert orkiestry mandolinowej Tremolando pod dyrekcją Stanisława Figla. Jest to orkiestra dziecięca, reprezentująca jednak bardzo wysoki poziom artystyczny.

Zebranych gości przywitała prezes LGD, Magdalena Kurpinowicz.

Po niej Mirosława Tomasik z Towarzystwa Rozwoju Gminy Płużnica miała prelekcję na temat „Aktywizacja społeczności lokalnej. Przykłady współpracy.” Najciekawszym elementem prelekcji było nawiązanie do regionu Borów Tucholskich, w których TRGP realizuje w partnerstwie z CR Progres projekt mający na celu wspieranie (m. in. finansowe) zakładania własnych firm przez mieszkańców.

Monika Krauze, dyrektor Toruńskiego Stowarzyszenia Ekologicznego Tilia, opowiedziała o działalności edukacyjnej kierowanego przez siebie stowarzyszenia. Szczególnie ciekawa jest możliwość zorganizowania dla dzieci wyjazdów na podtoruńską Barbarkę, na której znajduje się Szkoła Leśna prowadzona przez stowarzyszenie. Dzięki pozyskaniu środków zewnętrznych dzieci mogą uzyskać za darmo noclegi, wyżywienie i zajęcia edukacyjne.

Marek Solon-Lipiński z Fundacji im. Stefana Batorego opowiedział o Akcji „Masz głos, masz wybór” oraz „Pępek europy”. Opowieść wsparta była pokazem spotów reklamowych z internetu (wsparcie to nie powiodło się ze względów technicznych).

Renata Borowiecka-Gutsze, członkini zarządu Stowarzyszenia na rzecz Pamiętowa i Adamkowa, opowiedziała o Ptasiej Wiosce – Adamkowie oraz zaprezentowała fotogramy z tej wioski.

Karol Zamojski wygłosił prelekcję pt. „Jak nie podziurawić sieci? Czyli o mechanizmach skutecznego zarządzania projektami partnerskimi”. Burzliwą dyskusję wywołały jego refleksje na temat „grantozy” – choroby, na którą cierpi wiele organizacji. Choroba ta polega na realizowaniu głównie projektów, na które można pozyskać dotacje, czyli granty.

Na koniec oficjalnej części Magdalena Kurpinowicz ogłosiła wyniki konkursu na inicjatywy sieciujące w ramach projektu „Razem znaczy lepiej...”

Część artystyczna była bardzo rozbudowana.

Przysmaki dla podtrzymania ciała przy duchu przygotowały panie z Koła Gospodyń Wiejskich w Kęsowie. Cieszyły się one dużym powodzeniem zarówno wśród gości, prelegentów jak i wśród młodych artystów.

Opracowanie: Karol Gutsze